Законом о културним добрима, прописане су обавезе органа, установа, предузећа и других правних лица у току чијег рада настаје регистратурски материјал и архивска грађа.
Члан 37.
Државни органи и организације, органи јединица територијалне аутономије и локалне самоуправе, установе, предузећа и друга правна лица у току чијег рада настаје регистратурски материјал, дужни су да:
1. означавају и датирају регистратурски материјал и воде основну евиденцију о њему;
2. чувају регистратурски материјал у сређеном и безбедном стању;
3. класификују и архивирају регистратурски материјал и
4. одабирају архивску грађу и излучују безвредни регистратурски материјал у року од године дана од дана истека утврђеног рока чувања.
Излучени безвредни регистратурски материјал може се уништити само на основу писменог одобрења надлежног архива.
Члан 38.
Државни органи и организације, органи јединица територијалне аутономије и локалне самоуправе, установе, предузећа и друга правна лица утврђују:
1. начин евидентирања регистратурског материјала, његовог чувања, класификације и архивирања, ако за поједине органе и организације законом није друкчије одређено;
2. листе категорија регистратурског материјала с роковима чувања и
3. начин заштите и коришћења података и докумената насталих у процесу аутоматске обраде података.
Листе категорија регистратурског материјала с роковима чувања утврђују се у сагласности с надлежним архивом.
ИЗЛУЧИВАЊЕ безвредног регистратурског материјала коме су рокови чувања истекли, врши се сваке године. Само из предходно пописане и сређене архивске грађе и регистратурског материјала може да се врши одабирање архивске грађе и излучивање безвредног регистратурског материјала.
Излучивање се врши на основу Архивске књиге и Листе категорија регистратурског материјала са роковима чувања.
У поступку излучивања треба поштовати одредбе Општег акта о канцеларијском пословању (најчешће то је Правилник о канцеларијском пословању) и Упутства о архивирању по ИСО стандарду, уколико га Ваша регистратура има.
Излучивање се врши комисијски. Комисију образује орган управљања и чини је најмање три члана. Комисија о излучивању сачињава Записник у чијем прилогу је Попис издвојеног безвредног регистратурског материјала коме су рокови чувања истекли. Записник потписују сви чланови Комисије.
Записник о излучивању садржи:
1. Одељак у којем се позива на правне акте који регулишу излучивање:
- чл. 37. и 76. Закона о културним добрима ("Сл. гласник РС" бр. 71/94)
- чл. Општег акта о канцеларијском пословању
- чл. Упутства о архивирању по ИСО стандарду
- Листа категорија регистратурског материјала са роковима чувања бр. ___, датум ___ (број и датум Сагласности Архива)
2. Имена чланова Комисије
3. Количину материјала који се излучује изражену у дужним метрима (ml) и период настанка тог материјала
4. Податак где се материјал налази (организациона јединица, одељење, место, адреса, и сл.)
5. Податак у чијем раду је материјал настао (радом регистратуре, њених правних претходника или материјал који се на неки други начин затекао у регитратури)
6. Количину и период настанка материјала који након излучивања остаје на даљем чувању у регистратури.
Попис безвредног регистратурског материјала коме су рокови чувања истекли и који се предлаже за излучивање, ради се у табели која садржи следеће колоне:
- Редни број
- Редни број из Архивске књиге
- Годину односно раздобље настанка материјала који се излучује
- Назив категорије, врсте материјала
- Количину изражену у регистратурским јединицама (број регистратора, фасцикли, књига и сл.)
- Рок чувања.
Овако састављен Записник се доставља Архиву. По пријему Записника, стручна служба Архива ће обићи регистратуру, извршити увид у регистратурски материјал предложен за излучивање и сачинити Записник о стручном надзору у поступку излучивања, који потписује стручна служба Архива и чланови Комисије.
Након тога, Архив доноси Решење о излучивању на основу којег регистратура може да уништи излучени материјал. Решење о излучивању потписује директор Архива.
Регистратура ТРАЈНО чува:
- Записник са пописом регистратурског материјала предложеног за излучивање.
- Записник Архива о стручном надзору у поступку излучивања.
- Решење Архива о излучивању.