Историјски архив Сомбор чува архивску грађу насталу у раду државних органа, установа, привредних организација, друштава као и појединаца, регистовану у оквиру 565 фондова и збирки. Од тог броја, укупно 333 фонда су регистратурски сређени (у укупној количини од 1815,00 метра), за које су сачињена научно-информативна средства у виду сумарног инвентара. Такође, архивистички је обрађено 38 фондова, за које су сачињена научно-информативна средства: сумарни и аналитички инвентари (у виду картица којих је укупно 45002 и у виду свезака), као и три врсте регистара уз аналитички инвентар: предметно-тематски, географски и регистар личних имена.
Право на коришћење архивске грађе имају сви грађани Србије, као и страни држављани.
Услови и начин коришћења архивске грађе утврђени су Законом о културним добрима и Одлуком о коришћењу архивске грађе.
Детаљне информације о поступку истраживања архивске грађе у нашем Архиву, можете добити у канцеларија бр. 4. или на телефон: 025 22 287 локал 22, од запослених: Марице Жикић, Исидоре Јеж и Анастазие Мако.
Преузмите обрасце захтева
Процедура за коришћење архивске грађе од стране истраживача
Извод из Одлуке о коришћењу архивске грађе (бр. 630-98/2009. од 02.04.2009.)
Члан 8.
Приступ јавној архивској грађи је право.
Приступ архивској грађи и регистратурском материјалу припада свим корисницима под једнаким условима, без обзира на држављанство, пребивалиште, боравиште, односно седиште, или лично својство као што је раса, вероисповест, национална и етничка припадност, пол и слично.
Члан 27.
По правилу, несређена архивска грађа не издаје се на коришћење.
На коришћење се издаје:
- регистратурски сређена и архивистички обрађена архивска грађа фондова и збирки за које су израђени Сумарни инвентар или Аналитички инвентар и регистри,
- архивска грађа фондова и збирки која је пописана, где попис одговара стању и садржају грађе фонда или збирке,
- архивска грађа фондова: рег. бр. 5. – Магистрат слободног и краљевског града Сомбора и рег. бр. 72. – Градско поглаварство Сомбор, али само они предмети за које су урађена регеста.
Архивска грађа и регистратурски материјал неће се издавати на коришћење, уколико је грађа оштећена, ако се налази на сређивању и обради, ако је у поступку дигитализације, ако се налази на изложби, ако је у току припрема за њено објављивање или ако је већ користи други корисник.
Члан 28.
Не даје се на коришћење архивска грађа личних фондова, ако је творац фонда приликом примопредаје грађе фонда Архиву, писменом изјавом ограничио коришћење грађе на одређени временски период, што је био и услов за предају грађе Архиву.
По истеку временског периода из става 1. овог члана, архивска грађа постаје доступна за коришћење.
Члан 38.
На коришћење се у начелу дају копије архивских докумената или фототипије.
Оригинална архивска грађа може се изузетно дати на коришћење уколико не постоје копије те грађе и ако то захтевају научни методи истраживачког рада.
Члан 39.
Изузетно вредна архивска грађа, као и архивска грађа која се без претходног лечења не може користити, даје се на коришћење истраживачима само у дигитализованом облику, или у облику фотокопије или фототипије.
Члан 40.
Документи потребни у службене сврхе дају се на коришћење у облику овереног преписа, оверене фотокопије или уверења.
Процедура за коришћење архивске грађе од стране истраживача
Члан 17.
У раду са истраживачима архивске грађе, Архив води следеће евиденције:
- Матични лист корисника (прилог бр. 3.)
- Захтев за издавање архивске грађе (прилог бр. 4.)
- Захтев за фотокопирање архивске грађе (прилог бр. 5.)
- Захтев за скенирање/дигитализацију архивске грађе (прилог бр. 6.)
- Картон корисника архивске грађе (прилог бр. 7.)
- Картон коришћења фонда – збирке (прилог бр. 8.)
- Матичну књигу корисника архивске грађе (прилог бр. 9.)
- Књигу издате архивске грађе (прилог бр. 10.).
Члан 19.
Истраживач заинтересован за коришћење архивске грађе пријављује се ради добијања потребних информација о архивској грађи и о начину и условима њеног коришћења.
Архивску грађу истраживачи требује дан унапред.
Члан 20.
Истраживач (у једном примерку) попуњава и својеручно потписује Захтев за издавање архивске грађе, који је саставни део ове Одлуке (Прилог 4. из члана 17. Одлуке).
Члан 21.
Уколико истраживач ради по овлашћењу и за потребе одређене институције/правног лица, или по овлашћењу и за потребе физичког лица, то овлашћење у писаној форми мора бити оверено од надлежног органа и приложено уз Захтев.
Члан 23.
Матични лист корисника (прилог бр. 3. из члана 17. Одлуке) садржи и текст којим се даје или се ускраћује одобрење за коришћење архивске грађе од стране директора Архива.
Члан 24.
Одобрење за коришћење грађе даје се ако је могуће одмах, а најкасније у року од три дана од дана подношења Захтева. Одобрење за коришћење грађе вреди само за особу која је поднела Захтев и за особу која ради по овлашћењу и за потребе одређене институције/правног лица, или по овлашћењу и за потребе физичког лица.
Члан 26.
У случају одбијања захтева за коришћење архивске грађе, Директор о томе доноси писано решење.
Жалба на решење из става 1 овог члана може се поднети Управном одбору Историјског архива Сомбор.
Члан 29.
Уколико истраживач током коришћења архивске грађе мења тему истраживања коју је навео у Захтеву за издавање архивске грађе, дужан је да поднесе нови Захтев.
Члан 30.
У току једног радног дана, у Архиву може да истражује архивску грађу највише 2 (два) истраживача.
У току једног радног дана, истраживач може тражити односно добити на коришћење архивску грађу из највише 2 (два) фонда или збирке.
У току једног радног дана, из грађе једног фонда или збирке, истраживач може тражити односно добити на коришћење највише:
- 4 књиге, или
- 1 кутију/фасциклу из регистратурски сређених фондова, или
- 10 предмета из архивистички обрађених фондова и фрондова рег. бр. 5. и 72., или
- 10 фотографија.
Члан 31.
По једном Захтеву, у току једног радног дана, истраживачу се може израдити:
- до 10 (десет) фотокопија или скенова или дигиталних снимака предмета величине А-4 формата, или
- до 5 (пет) фотокопија или скенова или дигиталних снимака предмета величине А-3 формата.
- Члан 32.
Уколико истраживач, у току једног радног дана, жели да користи архивску грађу из 2 (два) фонда или збирке, за сваки фонд и збирку се сачињава посебан Захтев за издавање архивске грађе, с' тим што укупна количина архивске грађе коју у току једног радног дана може да добије из грађе једног фонда или збирке, не сме да пређе количину утврђену у члану 30. ове Одлуке.
Члан 41.
Коришћење архивске грађе и информативних средстава у научно-истраживачке сврхе је бесплатно.
Уколико жели да му се архивска грађа копира, скенира или дигитализује, истраживач подноси Захтев за фотокопирање архивске грађе или Захтев за скенирање и дигитализовање архивске грађе, који се воде на прописаним обрасцима који су саставни део ове Одлуке (прилози 5. и 6. из члана 17. Одлуке), а Архиву плаћа накнаду за израду врсте копија према важећем Правилнику о услугама које обавља Историјски архив Сомбор са Ценовником услуга.
Члан 42.
Истраживач који је добио архивску грађи на коришћење може ту грађу задржати на коришћењу најдуже 3 (три) радна дана од дана њеног пријема, с' тим да се обновљеним Захтевом за издавање архивске грађе, тај рок може продужити за још 3 (три) радна дана.
Истраживач може тражити на коришћење нову грађу, тек пошто се раздужи са грађом коју је добио ранијим Захтевом за издавање архивске грађе.
Члан 43.
На крају свог радног дана, истраживач је дужан да сву архивску грађу коју је користио, спакује и врати у стање у каквом је била пре коришћења.