Архивска грађа чини значајан део културног наслеђа сваког друштва и народа. Аутентичан је сведок човека и друштва о времену у којем је настала и живо сведочанство за осветљавање прошлости. Свако организовано друштво системом закона штити и чува архивску грађу.
Након неуспелог покушаја у доношењу Закона о Државној архиви 1865. године, исти је донет 1898. године. Државни архив Србије започео је са радом 1900. године. У Краљевини Југославији 1935. године направљен је пројекат Закона којим је предвиђено формирање Централног југословенског архива.
Организована брига о заштити архивске грађе, која се огледа у низу закона и упутстава, бележи се тек након Другог светског рата:
- године 1945. донета је Одлука о заштити и чувању културних добара,
- Општи Закон о Државним архивима донет је 1950. године, указом Президијума Народне скупштине ФНРЈ а њиме је предвиђено формирање Државне архиве ФНРЈ са седиштем у Београду,
- у Народној Републици Србији 1951. године донет је Закон о државним архивима,
- након тога, 1952. године доноси се Упутство о прикупљању, чувању и повременом шкартирању архивског материјала,
- Архивско веће Србије 1967. године доноси Препоруку о приоритету архивских фондова и збирки за сређивање и обраду, о приоритету стручних операција,
- наредне 1968. године, Веће је донело Упутство о одређивању критеријума о формирању архивског фонда,
- Социјалистичка Република Србија 1967. године доноси Закон о архивској грађи и архивској служби,
- Скупштина Југославије 1973. године доноси други Закон о Архиву Југославије,
- Архивско веће Србије доноси Упутство о сређивању архивских фондова органа управе, разних друштвено-политичких организација и других организација, којим се упућује на сређивање архивске грађе по систему провенијенције и слободне провенијенције,
- први Закон о заштити културних добара донет је 1977. године,
- након тога, 1994. године донет је Закон о културним добрима,
- а 2009. године и Закон о култури.
У надлежности Историјског архива Сомбор налази се архивска грађа и регистратурски материјал органа друштвено-политичких заједница, радних и других организација и приватних лица, који су деловали и делују на подручју за које је Архив територијално надлежан - подручје града Сомбора и општина: Апатин, Бач, Кула, Оџаци.
Преузимање грађе започето је давне 1949. године. Међутим, Архив је интензивно и организовано почео да преузима грађу 1952. године, када је добио своје спремишне просторије – депое (којих је данас укупно 16, површине 750 м2). Тада се почело и са систематским сређивањем и обрадом архивске грађе, тако да се данас највећи део грађе може успешно користити у научне, стручне, јавне и приватно-правне сврхе.
У депоима Архива чува се 3078,00 метара архивске грађе. Временски распон грађе је од 1612. до 2009. године.
Ваља напоменути да је најстарији документ Племићка повеља, додељена Мартину Wонтсцхину од стране Палатин Веит Спиндлера, који је уместо болесног краља Матије истоме додељује за заслуге и верно служење краљу. Повеља је писана на немачком језику, у Гмундену, оригинална је, написана на пергаменту и без печата.
У Историјском архиву Сомбор регистровано је 565 фондова и збирки.
Од тог броја, укупно 333 фондова су регистратурски сређени (у укупној количини од 1815,00 метра), за које су сачињена научно-информативна средства у виду сумарног инвентара.
Такође, архивистички је обрађено 38 фондова, за које су сачињена научно-информативна средства: сумарни и аналитички инвентари (аналитички инвентари у виду картица којих је укупно 45002 и у виду свезака), као и три врсте регистара уз аналитички инвентар: предметно-тематски, географски и регистар личних имена.
Архивска грађа коју чувамо, писана је на језицима:
- до 1848. године латински
- 1848. - 1860. немачки
- 1860. - 1918. мађарски
- 1919. – 1941. српски
- 1941. - 1944. мађарски, делимично српски
- након 1945. српски
Поред наведених, у појединим фондовима и збиркама има грађе и на другим језицима: енглеском, руском, француском, старословенском и др.