Одувек су постојале информације које су биле доступне широј јавности, као и подаци на чије са-знање су имали право само одређени појединци, па су називани „поверљивим”, „тајним” итд.
У архивској служби право на приступ документима, а тиме и подацима о њима, регулисано је законом и утврђени су рокови њихове доступности. Посебан однос према различитим врстама информација које настају у администрацији последица је развоја демократије у свету. Рад савремене управе постаје све отворенији за јавност, али се истовремено, заштитом личних података, штити право на приватност сваког човека. Доступност информација које настају радом јавне управе, као и података који се чувају у архивима, изражава степен демократиза-ције друштва.
Сматрајући да је доступност архивске грађе веома важно питање, као и прихватање европске политике у погледу доступности документима, поготово због различитих уставних и правних система у разним земљама, доносимо три препоруке Савета Европе које се односе на доступност архивске грађе (Р13, усвојене 2000. године – објављена у часопису Војноисторијског института Војноисторијски гласник, бр. 1–2, 2001, у преводу Светлане Аџић), доступност службених докумената (Р2, усвојене 2002) и архивирање електронских докуме-ната у правном сектору (Р 15Е, усвојене 2003).
Све препоруке имају дефиниције и објашњења и када се у преводу појави термин као што је „тела јавне власти” он означава владу и управу на националном, регионалном и локалном нивоу или приватно, односно правно лице, уколико оно обавља јавне функције или врши дужности органа управе, у складу с националним законом.
„Службени документ” означава све информације записане у било ком облику, настале радом органа или примљене, у поседу јавних власти и повезаних с било којом јавном или управном функцијом, осим докумената у припреми.
„Транспарентност” означава отвореност и комплетан увид у рад управе, као и увид у управљање документима.
Све три препоруке које презентујемо (у преводу Ранке Рађеновић са енглеског језика - Архив Србије и Црне Горе), могу се наћи, на енглеском или француском језику, на адреси Савета Европе (www.coe.int).
Препоруке о архивирању електроснких докумената у правном сектору (ПДФ, 80KБ)
Препоруке о доступности архивске грађе (ПДФ, 118KБ)
Препоруке о доступности службених докумената (ПДФ, 80KБ)