Чување и архивирање рачуноводствених исправа, аката и евиденција

Датум креирања недеља, 13 октобар 2013 06:03

Обавезе органа, установа, предузећа и других правних лица у току чијег рада настаје регистратурски материјал и архивска грађа, уређене су Законом о културним добрима. Поред овог Закона, као основног закона који уређује обавезе органа, установа, предузећа и других правних лица у односу на регистратурски материјал, обавезе и рок чувања архивске грађе, ближе су уређени и посебним законима и подзаконским актима, и то.:

У тексту који следи, дају се основне информације о:

Обавеза евидентирања и чувања регистратурског материјала и архивске грађе према Закону о културним добрима

Закон о културним добрима у члану 37. прописује обавезе органа, установа, предузећа и других правних лица у току чијег рада настаје регистратурски материјал и архивска грађа, да:

1. означавају и датирају регистратурски материјал и воде основну евиденцију о њему;
2. чувају регистратурски материјал у сређеном и безбедном стању;
3. класификују и архивирају регистратурски материјал и
4. одабирају архивску грађу и излучују безвредни регистратурски материјал у року од године дана од дана истека утврђеног рока чувања.

Излучени (издвојени) безвредни регистратурски материјал може се уништити само на основу писменог одобрења надлежног архива.

Према члану 38. Закона, државни органи и организације, органи јединица територијалне аутономије и локалне самоуправе, установе, предузећа и друга правна лица утврђују:
1. начин евидентирања регистратурског материјала, његовог чувања, класификације и архивирања, ако за поједине органе и организације законом није друкчије одређено;
2. листе категорија регистратурског материјала с роковима чувања и
3. начин заштите и коришћења података и докумената насталих у процесу аутоматске обраде података.

Закон прописује да се начин евидентирања, чувања, класификације и архивирања архивске грађе која настаје у раду предузећа и других правних лица, ближе уређује Правилима или Правилником о канцеларијском и архивском пословању.

Линкови на огледне примерке

Листа категорија регистратурског материјала са роковима чувања утврђују се уз сагласност надлежног архива.

Такође, према члану 39. сређена и пописана архивска грађа предаје се на чување надлежном архиву после 30 година, рачунајући од дана настанка грађе. После рока од 30 година, надлежни архив може одлучити да се архивска грађа предаје сваке пете године а може се и другачије споразумети са имаоцем грађе.

Према члану 41. Закона, одабрана, сређена и пописана архивска грађа као и регистратурски материјал, настали у раду органа, установа, предузећа и других правних лица који су укинути или су престали с радом, сматрају се доспелим за преузимање, ако нико није преузео њихова права и обавезе.

Рокови чувања рачуноводствених исправа према Закону о рачуноводству и ревизији

Чланом 23. Закона прописана је обавеза за правна лица и предузетнике да уредно чувају рачуноводствене исправе, пословне књиге и финансијске извештаје и да општим актом одреде одговорна лица и пословне просторије за њихово чување, као и начин чивања.
Исти члан Закона одређује рокове чувања појединих рачуноводствених исправа, и то:

Рокови чувања рачуноводствених исправа и пословних књига рачунају се од последњег дана пословне године на коју се односе.

Ако се пословне књиге воде на рачунару, упоредо са меморисаним подацима, правно лице односно предузетник, мора да обезбеди и меморисање апликативног софтвера, како би подаци били доступни контроли.
При отварању поступка ликвидације или стечаја, рачуноводствене исправе и пословне књиге записнички се предају ликвидационом, односно стечајном управнику.

За случај да правно лице или предузетник, рачуноводствене исправе, пословне књиге и финансијске извештаје не чува на начин и у роковима прописаним Законом, прописана је новчана казна:

Рокови чувања рачуноводствених исправа према Закону о порезу на додату вредност

Закон о порезу на додату вредност у члану 46. прописује:
обвезник је дужан да, ради правилног обрачунавања и плаћања ПДВ, води евиденцију која обезбеђује вршење контроле, те у члану 47. прописује:

Сагласно Правилнику о облику, садржини и начину вођења евиденције о ПДВ, значи да се 10 година чува Преглед обрачуна ПДВ са целокупном евиденцијом и пореска пријава ПППДВ.

Чланом 60. Закона прописано је да ће се за прекршај, ако не чува евиденцију у прописаном року (члан 47.), казнити:

Рокови чувања аката и докумената према Закону о привредним друштвима

Закон о привредним друштвима, одредбама члана 174. за друштва са ограниченом одговорношћу, и члана 342. за акционарска друштва, прописује обавезу држања и чувања аката и докумената друштва у седишту друштва или на другом месту познатом и доступном члановима, односно акционарима друштва.

Према овим законским одредбама, друштво је дужно да држи и чува следећа акта:

Такође, по одредбама члана 174. и члана 342. овог Закона, оснивачки акт, уговор чланова друштва и статут, друштво чува трајно, а остала документа најмање 5 година а по истеку тог рока та документа чувају се у складу са прописима о архивској грађи.

У погледу дужине рокова чувања појединих аката а имајући у виду упућујућу норму (да се по истеку рока од 5 година документа чувају у складу са прописима о архивској грађи) – при утврђивању Листе категорија са роковима чувања, треба максимизирати ове рокове и посебно водити рачуна о роковима чувања који су прописани другим посебним законима, углавном као дужи рокови (нпр. Закон о рачуноводству и ревизији). Посебно је важно да се за решења о регистрацији, исправе и документа везана за имовину, књигу одлука, књигу удела и књигу акција – утврди рок чувања трајно.

Казненим одредбама овог Закона у члану 450., прописано је да ће се за случај да друштво не држи и не чува акта и документа на начин прописан у члану 174. и члану 342. овог Закона, за привредни преступ казнити:

Рокови чувања рачуноводствених исправа према Уредби о буџетском рачуноводству

Члан 17. Уредбе, прописује да се рачуноводствене исправе и пословне књиге чувају у пословним просторијама корисника буджетских средстава и организација обавезног социјалног осигурања, са следећим временом чувања:

Рокови чувања се рачунају почев од последњег дана буджетске године на коју се рачуноводствена исправа односи.

Чланом 20. Уредбе прописано је да ће се за прекршај, ако не закључи пословне књиге у прописаним роковима или ако финансијске извештаје, пословне књиге и рачуноводствене исправе не чува на начин и у прописаним роковима, казнити: